この会議、いくらかかっている？会議コストの計算方法

会議にはお金がかかる

会議は無料のように感じますが、実際にはかなりのコストがかかります。参加者一人ひとりの時間には人件費がつくからです。このコストを可視化すると、不要な会議を減らす強い動機になります。

会議コストの計算方法

基本の式はシンプルです。

会議コスト = 参加者数 × 1人あたりの時間単価 × 会議時間

計算例

年収600万円の社員の時間単価は、おおよそ3,000円です（年2,000時間想定）。社会保険や福利厚生など会社負担分を含めると、実際はもっと高くなります。

8人が1時間30分の会議をすれば36,000円です。これを毎週行うと、年間およそ180万円になります。決して小さな金額ではありません。

見えないコストもある

直接の人件費以外にも、会議には目に見えないコストがつきます。

会議コストを減らす方法

1. 参加者を減らす

コストは参加者数に比例します。「念のため」で呼ぶ人を外すだけでも、コストは大きく下がります。

2. 時間を短くする

標準の会議時間を60分から30分に変えれば、コストは半分になります。多くの会議は、半分の時間でも十分です。

3. 会議そのものをなくす

情報共有が目的なら、ドキュメントやチャットに置き換えましょう。決定が不要な会議は、コストだけを発生させます。

4. 調整時間もコストである

会議を組むために、何日もグループチャットで時間を合わせること自体が隠れたコストです。空き時間を素早く集めるツールを使えば、調整にかかる時間とエネルギーを節約できます。

会議を入れる前に自分に問う

会議を設定する前に、次のことを自問してください。

まとめ

会議コストを計算すると、「とりあえず集まろう」という習慣がなくなります。参加者を減らし、時間を短くし、代替できる会議はなくしましょう。そして本当に必要な会議は、素早く調整して時間の無駄を防ぎます。会議が高いものだと認識した瞬間から、チームの会議文化は変わり始めます。